1. No normalizar los datos

Con 800 millones de usuarios de Microsoft Excel, es probable que surjan problemas. De hecho, la investigación estima que alrededor del 90% de las hojas de cálculo contienen errores. Uno de los más comunes de estos errores es no normalizar los datos.

A menudo se confía en Excel para la captura de datos , pero los usuarios a menudo no entienden lo importante que es utilizar solo datos normalizados. Los datos configurados incorrectamente pueden introducir errores en las fórmulas (como fechas que se leen como números, que es lo que sucedió cuando un empleado recibió una bonificación accidental por el equivalente en libras esterlinas de $52,000).

2. Combinar encabezados para mejorar el diseño

¡UH oh! Apuesto a que mucha gente en su empresa está cometiendo este aterrador error de Excel. (Por muchos, nos referimos a todos ). Combinar celdas para hacer encabezados de datos atractivos parece bastante inocente, pero como mis bromas de vampiros, realmente apesta.

A menos que tenga una muy buena razón para hacerlo (como el título de la pestaña completa), debe evitar fusionar celdas como una forma de dejar espacio para un encabezado grande. La razón es que no puede usar fácilmente la fórmula de «rellenar». Además, puede confundir a otros en cuanto a dónde se supone que deben ir los datos, y termina con columnas mal utilizadas o sin usar.

3. Usar Excel para resolver retrasos organizacionales

¿Otro gran error de Excel? Usar Excel cuando no se debe. Si bien hay muchos usos válidos de Excel, también hay muchas ocasiones en las que una organización debería hacer un mejor uso del software por el que ya está pagando.

Sin embargo, los empleados pueden utilizar Excel para acelerar algo a corto plazo, solo para crear datos en silos a largo plazo. Por ejemplo, es posible que no sepan cómo ejecutar un cálculo complicado en su sistema de contabilidad y, en lugar de comunicarse con el equipo de soporte del software, descargan los datos y ejecutan una fórmula que aprendieron hace quince años.

O, en lugar de pedirle a alguien de otro departamento que genere un informe a partir de un software que posee ese departamento, reúnen datos de los sistemas a los que tienen acceso y trabajan con ellos en Excel.

4. Confiar únicamente en fórmulas autodidactas

Un error en la hoja de cálculo hizo que Canopy Growth, una empresa de investigación y desarrollo de cannabis, informara de forma muy inferior a sus pérdidas durante el último trimestre de 2018. Las pérdidas trimestrales publicadas no fueron de 50 millones de dólares, sino que deberían haberse declarado en 114 millones de dólares. Dado que sus ingresos se dispararon tan rápido ese año, no fue una diferencia de pérdida tan grande para la empresa altamente rentable, pero hizo que sus acciones cayeran un 2% después de que se anunciara el error.

Todo se redujo a un error de fórmula. Como era de esperar, los errores de fórmula son bastante comunes. Esto es probable porque la gran mayoría de los usuarios de Excel son autodidactas.

Para mitigar esto, identifique las fórmulas de hoja de cálculo importantes que se utilizan en su organización y haga que un experto capacite a los empleados en los cálculos adecuados.

5. Dejar celdas fuera de las sumas (un error común de Excel)

Este error de Excel es tan simple y obvio que puede suponer que nunca lo cometería. Pero debido a que tenemos plena confianza en nosotros mismos para no dejar ciertas celdas fuera de sumas y cálculos, somos mucho más vulnerables a este error de estado de principiante.

Este error ocurre con frecuencia cuando se agrega otra fila a una fórmula de suma existente, por lo que al agregar filas, recuerde verificar dos veces el cálculo de la suma para asegurarse de que se incluyan sus nuevos datos.

(¡Boo!) No finja que su organización es inmune a este terrible error. Después de todo, algunos profesores de Harvard cometieron exactamente el mismo error y calcularon mal su predicción de cómo se reducirán las malas economías cuando la deuda de su país alcance el 90% de la RDA. Entonces, revisa tus hojas de cálculo importantes para este problema.

6. Agregar filas en blanco para que la hoja de cálculo sea más fácil de leer

En los documentos de Word, es común agregar espacios en blanco adicionales entre una sección u otra, o incluso poner un salto de página. Sin embargo, esto no se traduce bien en Excel .

Debe evitar la tentación de usar filas en blanco como una forma de mejorar la legibilidad y el diseño. ¿Por qué? Si lo hace, puede afectar sus fórmulas y causar otro error en su hoja de cálculo de Excel. Dependiendo de las funciones utilizadas, las filas en blanco podrían tratarse como datos. El autocompletado y ciertas fórmulas simplemente se detendrán en una fila en blanco, lo que significa que su hoja de cálculo de Excel no resultará como esperaba y su trabajo llevará más tiempo del debido, ya que deberá realizar correcciones manuales.

En lugar de filas en blanco, asegúrese de que todos en su empresa estén capacitados en el uso del formato de Excel, como el color de relleno, los bordes y el tamaño de fuente.

7. No usar validación de datos para plantillas y archivos compartidos

La validación de datos es fundamental para asegurarse de que todos los que tocan una hoja de cálculo de Excel coloquen los tipos correctos de datos en los lugares correctos. Con la validación de datos, no puede ingresar un número entero en una celda que se supone que debe tener una entrada de tiempo. Del mismo modo, no puede poner datos de tiempo donde debería haber un decimal.

¿Recuerdas el bono accidental de empleado de $52,000 que mencionamos en el error #1? Es probable que eso no hubiera sucedido si los datos se hubieran normalizado después del hecho o (mejor aún), si la hoja de cálculo tuviera validación de datos para celdas críticas, para garantizar que solo se ingresaran números en el formato correcto. Por ejemplo, ese número se habría agregado como una fecha y no se habría interpretado posteriormente como una cantidad en dólares.

Cuando crea un archivo explícitamente para su propio uso, confía en usted mismo para colocar el tipo correcto de datos en el lugar correcto. Pero, ¿qué sucede si un año después olvida el tipo de datos que se supone que deben estar en una determinada celda? Es aconsejable utilizar la validación de datos incluso para hojas de cálculo que no espera compartir.

Si bien no puede arreglar todo lo que sucede en la noche, puede corregir estos errores de Excel con una mejor capacitación. ¡Así que hazlo!